如何保持体系的正常运行

企业通过认证以后，企业与认证机构就成为了利益共同体。如何保持体系的正常运行，是企业和认证机构的共同责任。
如何才能保持体系正常运行，克服贯标和日常工作的 两张皮 ，是认证机构和企业需要共同探讨的话题，笔者在此浅谈一些体会，供参考。

从企业发展的需要认识认证的重要性和必要性

贯标给企业带来了什么？

有的企业领导说：内部的管理更加制度化、程序化、规范化了，促进了基础管理；职责分工更加明确了，扯皮的事比过去少了，工作效率提高了；领导用于救火、协调的管理活动减少了；企业知名度提高了，企业市场信任度提高了，市场的通行证领到了。

但是，也有领导说：贯标没有带来管理水平的明显提高，没有产品质量提高的感觉，没有顾客满意增加的感觉，贯标与日常管理形成了 两张皮 ，成了 额外负担 。错误的理解使贯标带来不必要的繁琐和麻烦，甚至过分增加了管理的成本。最后导致用不同的借口和办法不接受监督审核，一些企业最后注销了认证资格。流于形式的贯标和虚假贯标获证，使贯标认证的声誉和市场受到了损害。

为什么会有两种结果，原因在于我们对标准的理解和体系运行的实施存在差异。

贯标到底是否有用？能不能通过贯标来开拓市场呢？答案是：完全可以的。

ISO9000标准是市场经济的产物。1994版ISO9001标准的目的是通过在所有的阶段中预防不合格的发生，实现使顾客满意。

2000版ISO9001标准的目的是，稳定地提供满足顾客和法律法规要求的产品/服务，增强顾客的满意。因此，企业要认识到，贯标对企业的生存和发展是完全必要的，而且十分重要。只有从通过实施ISO9000标准来开拓市场的高度来认识贯标认证工作，体系的有效运行才有了基础。

企业要有一批、一群、一个明白人管理体系

现在困惑企业的是，一些企业根本不知道如何来保持体系的运行。

想当初，多数企业在贯标初期，上来就是请咨询公司辅导，有些企业根本没有实际参与，有的咨询老师图快，直接包办代替，帮助写手册、编程序、编作业指导书，有的根本不懂得工艺，随便编个文件，硬要企业的实际符合咨询老师的文件要求。内审员培训是自己突击的简单培训，直接发给内审员证书，有些内审员根本不会做内审。获证以后，咨询老师撤退了，企业 马放南山 ，体系运行处于 休克 状态。当认证机构要求监督审核时，有的企业只好再次请回咨询老师 帮忙 ，有的为了解决开支，自己弄一下，应付认证机构，有的害怕通不过，干脆不接受监督，注销证书也没有办法。

这些问题的关键是，前期的咨询没有教会企业人员，企业人员没有正规参加培训和实际操作。一个体系要保持，一定要有明白人，最好有一批、一群明白人，至少有一个明白人，否则体系要保持正常运行只能是一句空话。企业领导一定要舍得投资，培养自己的体系 明白人 。

把体系文件、质量记录和企业实际有效结合起来

现在许多企业的文件是咨询老师编的，记录表格也是咨询老师设计的。时间长了，特别是通过认证审核，企业明显感到文件不适用，平时要脱离实际额外去作记录，结果是记录仅仅是给认证机构看的，有些企业监督审核之前，突击补做记录。

贯标不能用一个模式，企业认证之前，实际上是存在体系的，只是与ISO标准的符合程度不同。贯标应当通过引用过程、重组过程、再造过程来不断完善体系，不能脱离实际建立另外一个体系。因此，体系文件应当和企业的发展历史、企业文化、管理习惯结合。在 引用、重组、再造 上下功夫。体系文件可以经常修改，只有不断发现问题，不断修订，体系文件才能完善。但是，质量手册如有重大变化，应当在接受监督审核之前，报告认证机构，必要时进行文件审核。

记录表格可以尽量和原来已经使用的表格结合起来，也可以增加内容或者修改表格。如果原来日常工作中直接使用的表格，只要符合标准的要求，就可以接受，不要另外增加记录表式。原来没有的，必须增加的记录，一定要养成日常工作时完成的习惯，并保留记录，
依*用人机制、考核机制、奖惩机制确保体系的落实

体系的运行需要机制保障。这个机制就是用人机制、考核机制和奖惩机制。

用人机制就是聘用一批懂得体系，支持体系，运行体系的人来管理体系。有的企业提出，落实体系，需要转变观念，如何不换脑袋，那么就要换人，让其他人到这个岗位上。

考核机制就是要用一套考核办法，可以把体系的各项要求和岗位职责挂钩，日常工作考核、奖金考核，都要有体系上的内容和要求，有的单位直接和工资、奖金收入考核挂钩。比如，满意程度的调查，每次发货就要跟踪，如何没有收回调查结果，本次工作就考核为不合格。

奖惩机制就是体系各项工作落实的好坏，根据考核的结果，应当有奖惩机制。没有落实体系要求，出现明显的不合格，就要和收入挂钩，和处罚挂钩。如果体系各项工作落实比较好，实施到位，领导应当给予奖励，形成奖罚分明，确保体系有效运行的氛围。

重视并欢迎认证机构的监督审核，利用外力推动体系的运行

认证机构的监督审核，是双方合同规定的，是认证机构的责任和义务。

监督审核好比人们经常到医院去做 体检 。看看身体是否健康，是否需要采取预防措施。

认证机构的监审，也是对体系的一次 体检 ，看看体系运行和保持中有哪些问题，哪些需要采取纠正和预防措施。

但是，体检是需要配合的。你要愿意接受体检。监督审核中发现不合格，好比人的身体有问题，医生开的药方。审核员在与企业体检后，发现存在问题，必然会开出不合格报告，要求企业 吃药 --- 采取纠正和预防措施。如果发现一些隐患，比如血脂和血糖有点高，医生会提醒你注意饮食，审核员会以观察项的形式告诉企业，防止形成不合格。

审核员一般具有丰富的经验，经过专业培训和考核，而且可以做到公正、公平，没有和企业有影响公正性判断的行为。因此，审核中可以及时、准确、有效地发现不足，有利于企业的整改。企业完全可以利用通过认证机构的监督审核，利用外力来推动企业的体系运行。

当然，审核员应当提高自身素质，学会 诊断 的准确性。审核的 过程增值 体现在审核评价的准确、符合企业实际，有利于企业改进管理，提高满足顾客的要求。

以上是对克服 两张皮 的一些探讨，只要我们共同努力，体系的建立和实施，是可以给企业带来实际效果的。